Особливості організаційного аспекту у проведенні конференцій

У сучасному суспільстві проведення семінарів і конференцій, симпозіумів та інших зібрань стало дуже популярним і затребуваним, і це не дивно. Це один з найбільш ефективних і прийнятних з точки зору менеджменту варіантів донесення інформації до кожної людини, чи то він співробітник, член наукового співтовариства або слухач, який просто цікавиться зазначеною тематикою.

conf1При цьому організація і проведення таких заходів — заняття не з легких, оскільки вимагає спеціальних організаторських, і адміністративних здібностей від людини. І незалежно від масштабів проведення і кількості учасників, кожен етап заходу повинен бути чітко продуманий і повинні бути призначені відповідальні особи, необхідно врахувати всі особливості та нюанси, а це простому обивателю не завжди вдається. Для цього необхідно розробити план конференції.

Варто зазначити, що вибрати конференц-зал і дізнатися докладніше про його оренду ви можете на сайте arendazala.com.ua вже зараз.

Звичайно ж, як і за виконання будь-якого завдання, так і за організацію самої конференції повинен хтось відповідати. Особа повинна бути призначена керівництвом, і, як правило, цією особою стає менеджер конференції. Він повинен правильно скласти план проведення конференції, розписати всі кроки для виконання і організації заходу, зі структурованим планом завдань і цілей і відповідальних осіб, якщо такі будуть, або із зазначенням підрядників, які такі функції будуть виконувати. Саме тому людина на посаді організатора повинна бути комунікабельною, рішучою, вміти брати на себе відповідальність за прийняття рішення, делегувати повноваження, виходити переможцем з різних ситуацій.

Що повинен врахувати організатор при створенні плану конференції?

По-перше, це вибір тематики та напрямки, виходячи з чого визначити склад учасників і список запрошених осіб.

По-друге, це визначитися з місцем проведення конференції та з тим, хто буде відповідальним за кожен етап проведення. У випадках, коли проведення планується виїзне, то тоді визначається не тільки місце проведення, а й можливі місця проживання, харчування, варіанти проїзду, організація дозвілля тощо. В такому випадку питань дуже багато, і необхідно вирішити кожне. Крім того, з метою реалізації маркетингової стратегії розвитку, після проведення конференції добре б скласти звіт, можна навіть з публікацією в ЗМІ і опитуванням респондентів.